EXCEL Un mauvais outil pour les ingénieurs ?

Depuis plus de 30 ans, on utilise les tableurs pour créer des feuilles de calculs analytiques . Ils ont envahis les entreprises d’ingénierie, de conseil, de finance ainsi que notre vie quotidienne.

Mais que valent ils réellement? sont il vraiment adaptés au métier d’ingénieur? Leur utilisation représente t’elle un danger? C’est que je vous propose d’aborder dans cet article.

Avantages

Les tableurs possèdent quelques avantages qu’il est bon de rappeler.

Faible cout

Les tableurs sont très abordable (voir même gratuits si on utilise LibreOffice) et accessibles à tous, ce qui en fait un outils très appréciés dans les entreprises.

Facilité d’apprentissage

Il est très facile d’apprendre à utiliser les tableurs. En 1993, en cours de technologie au collège, j’avais déjà eu droit a une initiation sur le tableur de la suite bureautique WORKS sous MSDOS (Et oui je viens d’une autre époque).

Inconvénients

Passons maintenant à leurs inconvénients qui sont nombreux et qui sont la raison principale de cet article.

Manque de lisibilité des formules

Rentrer une formule sous un tableur se fait en ligne dans une cellule et il n’existe pas d’outils permettant de visualiser la formule mathématique automatiquement sous une forme lisible. L’éditeur d’équation n’est hélas pas à la ligne de formule et il n’est pas possible de vérifier facilement ce que contiennent les cellules.

Il est bien sur possible de décomposer les formules en éléments plus simple, mais ce travail se fait manuellement, prend du temps et peut engendrer des erreurs.

Incohérence des unités

Les tableurs ne gères pas les unités physiques ni les grandeurs. Il est donc très facile d’additionner les choux et les carottes et d’avoir des formules incohérentes. Et il est très dur de diagnostiquer ces incohérences en raison du manque de lisibilité des formules.

Insécurité des feuilles

Rien n’est plus facile à modifier qu’une feuille de calcul sous un tableur ! Et encore plus à l’insu de l’utilisateur final !

Bien qu’il soit possible de verrouiller les feuilles de calcul, cette fonctionnalité possède un niveau de sécurité très faible et il est très facile de la faire sauter.

De plus, la plupart du temps, les feuilles ne sont pas protégées du tout ce qui autorise toutes les modifications possibles. Et une entreprise n’est pas à l’abri d’une malveillance!

Références de cellules vs Noms de cellules

On a tendance naturellement avec un tableur a travailler avec les références de cellules. Mais ces référence rendent les formules non parlantes par exemple = A1 * (A2 + G1).

Pour cela on utilise des noms de cellules ce qui permet de mieux comprendre le sens des formules = NombreDeJours * (CoutStockage + CoutFabrication).

Malheureusement utiliser des noms de cellules complique le travail lorsque l’on dupliques des colonnes et il est alors nécessaire d’éditer manuellement le nom des cellules l’une après l’autre ce qui prend beaucoup de temps. Et dans ce cas, il plus d’utiliser … les références de cellules !

Quantité de données

Les tableurs sont conçus pour traiter nativement une quantité raisonnable de données. Il est dur de donner une limite exacte mais quoi qu’il en soit, une quantité de donnée trop importante devient vite difficile à gérer sous un tableur et il est nécessaire de passer par une base de donnée avec tout le travail de mise en oeuvre que cela implique.

A cela s’ajoute la problématique de la délimitation des zones de données. Mal définies, elles peuvent sauter certaines plages de données et avoir un impact sur le résultat final.

Copiés-Collés à répétitions

Il est fréquent de copier et coller des données entre feuilles. Ces copiés-collés en série sont une sources d’erreurs dans la mesure ou il n’est pas possible de tracer les opérations effectuées par l’utilisateur.

De plus, ces opérations se font souvent sur des zones contenant déjà des données. Il n’est alors plus possible de savoir lesquelles sont les bonnes.

Il n’est pas exclu non plus que des erreurs se produisent pendant le copié-collé et modifie les données elles mêmes (Voir expérience personnelle plus loin).

Bidouillages et mauvaises pratiques

Il existe toute une série de mauvaises pratiques qui sont assez courantes dans les feuilles de calcul.

Environnement Visual Basic

Un tableur s’avère rapidement limité par les fonctionnalités qu’il propose.

Pour les étendre, il est nécessaire d’avoir à disposition un langage de programmation digne de ce nom afin de pouvoir faire des traitement de données avancés (filtrages, tris, recherches, …) mais aussi pour communiquer avec d’autres programmes (Envoi/récupération des données d’un programme tiers, création de scriptes, …). Dans le cas de EXCEL, ce langage est Visual-Basic. Et c’est la que les choses se gâtent !

Je pourrais écrire une page entière consacrée à Visual Basic, mais voici de manière très rapide la plupart des problèmes rencontrés avec ce langage :

Et de manière général, écrire des programmes informatiques est un métier qui nécessite des compétences et une rigueur que tous les utilisateurs d’EXCEL n’ont pas.

Expérience personnelle

Dans le cadre de mon travail j’ai pu moi même constaté le nombre d’erreurs provenant de feuilles de calculs EXCEL et avec un impact bien réel sur le résultat (Contraintes sous estimées, facteur d’usage sous-évalué, …).

Un constat alarmant

Je ne suis pas le seul à faire ce constat sur les problèmes liés à l’utilisation des tableurs: